Obligaciones, sanciones y delitos en el manejo de la documentación e información (México) (página 2)

1. OBLIGACIONES
DE LOS SERVIDORES
PÚBLICOS EN EL MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN E
INFORMACIÓN

Antes de abordar el punto central de este apartado es
importante precisar a quienes se considera servidores
públicos, pues de pronto hay confusión al creer que
son solo aquellas personas que tienen una plaza de mando medio o
superior en la
Administración Publica Federal, lo cual es falso de
toda falsedad.

Al respecto, la Constitución Política de los
Estados Unidos
Mexicanos, establece que "se reputarán como servidores
públicos […] a los funcionarios y empleados, y, en
general, a toda persona que
desempeñe un empleo, cargo
o comisión de cualquier naturaleza en
la Administración
Pública Federal o en el Distrito Federal […]".
Aunque no se diga expresamente en la Carta magna,
se puede interpretar que se refiere al personal
eventual, de base o confianza con un puesto operativo, de mando
medio o superior en cualquiera de los dos niveles de gobierno
mencionados.

Respecto a las obligaciones de los servidores
públicos, el artículo 8 de la Ley Federal de
Responsabilidades Administrativas de los Servidores
Públicos establece, entre otras, las
siguientes:

2. Cumplir el servicio que
   les sea encomendado.
3. Utilizar los recursos que
   tenga asignados.
4. Rendir cuentas
   sobre el ejercicio de sus funciones.
5. Custodiar y cuidar la documentación.
6. Observar buena conducta en
   su empleo.
7. Abstenerse de autorizar que un subordinado no asista
   sin causa justificada.
8. Abstenerse de autorizar contratación de quien
   se encuentre inhabilitado.
9. Excusarse de intervenir, por motivo de su encargo, en
   la atención de asuntos en los que tenga
   interés personal.
10. Abstenerse de aceptar dinero.
11. Desempeñar su empleo sin pretender obtener
    beneficios adicionales.
12. Presentar sus declaraciones de situación
    patrimonial.
13. Abstenerse de evitar la formulación o
    presentación de denuncias.
14. Abstenerse de aprovechar la posición que su
    empleo le confiere para inducir a que otro servidor
    público efectúe algún acto de su competencia,
    que le reporte cualquier beneficio.
15. Abstenerse de cualquier acto u omisión que
    implique incumplimiento de cualquier disposición
    legal.

Para efectos de este trabajo, solo
se abordara la obligación de los servidores
públicos con respecto a la custodia y cuidado de la
documentación que tienen bajo su cuidado, expresado en el
inciso d) del párrafo
anterior.

En este sentido, el articulo 8 fracción V de la
ley anteriormente mencionada establece que todo servidor publico,
esta obligado a "custodiar y cuidar la documentación e
información que por razón de su
empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso,
sustracción, destrucción, ocultamiento o
inutilización indebidos"

De este artículo se desprenden concretamente dos
obligaciones que deben cumplir los servidores
públicos:

1. Custodiar la documentación que esta bajo su
   cuidado
2. Impedir que la usen, sustraigan, destruyen u oculten
   indebidamente

Respecto al inciso a), se puede interpretar de dos
maneras, la primera, se refiere a la obligación que tienen
los servidores públicos de custodiar la
documentación que por su empleo, cargo o comisión
estén utilizando para cumplir con sus actividades
cotidianas, la disposición esta más relacionada con
obligar a los servidores públicos a custodiar debidamente
los expedientes públicos utilizados para realizar su
trabajo cotidiano. Y la segunda, tiene mas relación con la
obligación de los responsables de archivo de
custodiar el acervo documental que administran en una
dependencia, tiene que ver más con la custodia de un
archivo completo, sea este de trámite,
concentración o histórico.

Mientras el inciso b), se refiere a la obligación
que tienen tanto los usuarios de la documentación como el
responsable de administrar el archivo de evitar que se use,
sustraiga, destruye u oculte indebidamente la
documentación. Es decir, todo el personal de la
institución tiene la obligación de impedir que se
haga mal uso de los documentos de
archivo.

Por lo tanto, los usuarios y responsables de los
archivos
públicos tienen la obligación de custodiar la
documentación que tengan bajo su cuidado, así como
evitar el mal uso de esta al interior de la
dependencia.

2. CAUSALES DE
RESPONSABILIDAD Y SANCIONES ADMINISTRATIVAS EN EL MANEJO DE LA
INFORMACIÓN

La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental, en su
artículo 63, establece las causales de responsabilidad
administrativa de los servidores públicos respecto al uso
de la información. Estas son:

1. Usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar,
   divulgar o alterar, total o parcialmente y de manera indebida
   información que se encuentre bajo su custodia, a la cual
   tengan acceso o conocimiento
   con motivo de su empleo, cargo o comisión.
2. Actuar con negligencia, dolo o mala fe en la
   sustanciación de las solicitudes de acceso a la
   información o en la difusión de la
   información a que están obligados conforme a la
   ley.
3. Denegar intencionalmente información no
   clasificada como reservada o no considerada
   confidencial.
4. Clasificar como reservada, con dolo,
   información que no cumple con las características
   señaladas en la ley.
5. Entregar información considerada como
   reservada o confidencial.
6. Entregar intencionalmente de manera incompleta
   información requerida en una solicitud de
   acceso.
7. No proporcionar la información cuya entrega
   haya sido ordenada por el Poder Judicial
   de la Federación.

De acuerdo a la norma jurídica mencionada, en
concreto las
causales de responsabilidad administrativa son:

1. Usar indebidamente información (Usar,
   sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o
   alterarla).
2. Actuar negligentemente en la resolución de
   solicitudes de información.
3. No proporcionar información
   publica.
4. Clasificar dolosamente como reservada
   información que no cumple con las
   características.
5. Proporcionar información clasificada como
   reservada o confidencial.
6. Proporcionar información
   incompleta.
7. Negarse a proporcionar información solicitada
   por órganos jurisdiccionales.

Si alguna conducta de los servidores públicos
encuadra en una de las causales mencionadas, entonces existe la
posibilidad potencial de configurarse la responsabilidad
administrativa del servidor público, luego entonces, le
corresponde a la autoridad
competente determinar la sanción correspondiente, la cual
dependerá que tan grave haya sido la conducta.

En este sentido, la Ley Federal de Responsabilidades
Administrativas de los Servidores Públicos en su
artículo 13, establece una serie de sanciones
administrativas, las cuales son:

1. Amonestación privada o
   pública;
2. Suspensión del empleo
3. Destitución del puesto;
4. Sanción económica, e
5. Inhabilitación temporal para desempeñar
   empleos

Cuando no se cause daños o perjuicios, ni exista
beneficio o lucro alguno, se impondrá de seis meses a un
año de inhabilitación. Y cuando ésta se
imponga como consecuencia de un acto u omisión que
implique beneficio o lucro, o cause daños o perjuicios,
será de un año hasta diez años si el monto
de aquéllos no excede de doscientas veces el salario
mínimo general mensual vigente en el Distrito Federal, y
de diez a veinte años si excede de dicho
límite.

También aclara "para que una persona que hubiere
sido inhabilitada en los términos de la Ley por un plazo
mayor de diez años, pueda volver a desempeñar un
empleo, cargo o comisión en el servicio público una
vez transcurrido el plazo de la inhabilitación impuesta,
se requerirá que el titular de la dependencia o entidad a
la que pretenda ingresar, dé aviso a la Secretaría,
en forma razonada y justificada, de tal circunstancia"

Este conjunto de sanciones son exclusivamente del orden
administrativo, es decir, derivadas de un
procedimiento
administrativo llevado en forma de juicio por el Órgano
Interno de Control (OIC) de
la dependencia en contra de un servidor publico, y que una vez
resuelto, puede traer como consecuencia la aplicación de
una sanción que impacte en su cargo, empleo o
comisión.

Hay una cuestión muy delicada que también
es importante analizar, pues las consecuencias legales pueden
impactar en la perdida de la libertad del
individuo, nos
referimos a las sanciones en materia penal
respecto al uso de los expedientes o archivos públicos,
reguladas en los artículos 214 fracción IV, 381
fracción XIV y 397 fracción III, del Código
Penal Federal.

3. DELITOS EN LOS
QUE SE PUEDE INCURRIR EN EL MANEJO DE LOS ARCHIVOS
PÚBLICOS

Existen varios delitos en que pueden incurrir los
servidores públicos relacionados con el uso de expedientes
y archivos públicos, entre estos se encuentran: el
ejercicio indebido del servicio público, robo de
documentos públicos y daño a
propiedad
ajena.

Es importante que los servidores públicos que
hacen uso o administran archivos en las dependencias
gubernamentales conozcan estos delitos tipificados en el
Código Penal, pues no necesariamente se configuran cuando
de manera intencional se realizan sino también se pueden
configurar de manera culposa, es decir, cuando no existe
intención de hacerlo.

Ejercicio indebido del servicio
público

El artículo 214 fracción IV del
Código Penal Federal establece que comete el delito de
ejercicio indebido del servicio público, el servidor
publico que "por si o por interpósita persona,
sustraiga, destruya, oculte, utilice, o inutilice
ilícitamente información o
documentación que se encuentre bajo su custodia o a la
cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su
empleo cargo o comisión"

De esta disposición se puede establecer
que:

1. Comete este delito aquella persona que lo realice por
   si misma y;
2. Comete el delito aquella persona que se valga de otra
   para cometerlo.

En este sentido, es importante mencionar que en el
ámbito archivístico estos supuestos se pueden
configurar al realizar alguna de las actividades
archivísticas que se efectúan cotidianamente en los
archivos.

Este delito se podría configurar al momento de
pretender realizar una baja documental, pues si se
destruye documentación solo porque ya no tenemos
espacio en los archivos, sin considerar las vigencias
documentales establecidas en la norma jurídica y
además no nos apegamos a la normatividad establecida por
el Archivo General de la Nación,
y aunado al hecho de ser una decisión propia, se puede
incurrir en una responsabilidad de carácter penal.

Por otra parte, si se utiliza
ilícitamente la documentación
conservada en los archivos con el objeto de sacarle provecho,
como por ejemplo sacar un juego de
fotocopias de un expediente o documento publico a cambio de una
"pequeña mordida", dicha acción
puede configurar este delito, además de existir la
posibilidad de poderse tipificar el delito de cohecho
.

Ocultar la información tiene que ver
fundamentalmente como una forma de negar el servicio en los
archivos, cuando se oculta un expediente es común que sea
para darle ventaja a alguien en algún juicio o simplemente
para retardar algún proceso ya sea
de carácter administrativo, civil o penal.

Estas situaciones y otras de carácter más
particular en los archivos de cada institución se
podrían tipificar como ejercicio indebido del servicio
público, por lo tanto, esto exige utilizar de manera
lícita la información, para no caer en ninguno de
estos supuestos.

Para este delito el Código Penal Federal
establece una pena de 2 a 7 años de prisión, multa
de 30 a 300 veces el salario mínimo diario vigente y
destitución e inhabilitación de 2 a 7 años
para desempeñar otro empleo, cargo o comisión en la
administración publica.

Robo de documentos públicos

El Código Penal Federal en su artículo 367
establece que robo es el "apoderamiento de una cosa ajena mueble,
sin derecho y sin consentimiento de la persona que puede disponer
de ella con arreglo a la ley". Pero que es apoderarse de algo? y
que es un mueble?. Por apoderamiento debe entenderse como "la
aprehensión material de una cosa, con ánimo
de obtener el dominio de la
misma". Mientras que por muebles, a los "cuerpos que pueden
trasladarse de un lugar a otro, ya se muevan por sí
mismos, ya por efecto de una fuerza
exterior".. Entonces, robar consiste en apoderarse de una cosa
ajena mueble sin el permiso del legítimo
propietario.

La Ley General de Bienes
Nacionales al determinar que tipo de cosas se sujetan al
régimen de dominio público establece de manera
implícita que es un bien mueble en el contexto
archivístico. Esta ley establece que están sujetos
al régimen de dominio publico "los muebles de la
Federación que por su naturaleza no sean normalmente
sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas,
los manuscritos, incunables, ediciones, libros,
documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos,
folletos y grabados importantes o raros, así como las
colecciones de estos bienes[…] los archivos, las fono
grabaciones, películas, archivos fotográficos,
magnéticos o informáticos, cintas
magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga
imágenes y sonido[…]"

Entonces, los documentos, expedientes y archivos de
oficinas públicas son considerados por la Ley de Bienes
Nacionales como bienes muebles, por consiguiente estos son parte
del patrimonio de
la nación.

Una vez aclarado los conceptos de apoderamiento, de
mueble y de mueble en el contexto archivístico, se
procederá a analizar de manera mas especifica como se
tipificaria el robo de documentos públicos.

El Código Penal Federal establece en su
artículo 381 fracción XIV, que es robo de
documentos públicos cuando el apoderamiento sea "de
expedientes o documentos de protocolo,
oficina o
archivos públicos, de documentos que contengan
obligación, liberación o transmisión de
deberes que obren en expediente judicial, con afectación
de alguna función
pública"

En este artículo se puede establecer que la
configuración del delito de robo de documentos
públicos, se puede dar en los casos siguientes:

2. Cuando el apoderamiento sea contra documentos o
   expedientes de oficina o archivos públicos
3. Cuando el apoderamiento sea contra expedientes
   judiciales

Con respecto al inciso a), es importante mencionar que
son documentos, expedientes y archivos públicos todos
aquellos generados y conservados en las dependencias
gubernamentales de cualquiera de los tres ámbitos de la
administración publica, ya sea federal,
local o municipal o en cualquiera de los poderes de la
unión, sea ejecutivo legislativo o judicial.

El Código de Procedimientos
Civiles en su artículo 129 establece que son documentos
públicos "aquellos cuya formación está
encomendada por la ley, dentro de los límites de
su competencia, a un funcionario público revestido de la
fe pública, y los expedidos por funcionarios
públicos, en el ejercicio de sus funciones"

También establece que "la calidad de
públicos se demuestra por la existencia regular, sobre los
documentos, de los sellos, firmas u otros signos
exteriores que, en su caso, prevengan las leyes".

Con respecto al inciso b), se debe entender por
expediente judicial al conjunto de documentos generados en
cualquiera de los órganos jurisdiccionales del Poder Judicial
de la Federación y que contiene obligación,
liberación o transmisión de deberes sobre un asunto
legal en particular.

Entonces podemos afirmar que el robo de documentos
públicos se encuadra en el momento en que una persona de
apodere de estos sin el consentimiento del legitimo propietario
(nación / estado), pues
este es el único que puede disponer de ellos con arreglo a
la ley. Y para poder ser considerados como documentos
públicos deben estar firmados por funcionarios
públicos o contener sellos que le den fe
publica.

Por otra parte, el robo de expedientes judiciales se
configura en el momento en que un individuo se apodere de un
expediente o documento que se encuentre en los archivos u
oficinas de algún órgano jurisdiccional del Poder
Judicial de la Federación, sin el consentimiento de quien
puede hacerlo.

De acuerdo al Código Penal Federal este delito
tiene una pena de 2 a 10 años de prisión y
destitución e inhabilitación de 6 meses a 3
años para desempeñar otro empleo, cargo o
comisión públicos.

Daño a propiedad ajena

De conformidad con el artículo 397
fracción III del Código Penal Federal, comete el
delito de daño a propiedad ajena "los que causen incendio,
inundación o explosión con daño o peligro de
"archivos públicos o notariales"

De este artículo se puede establecer dos hipótesis normativas, que son las
siguientes:

1. Comete este delito quien provoque incendio,
   inundación o explosión que causen "daño" a
   archivos públicos o notariales.
2. Quienes produzcan incendio, inundación o
   explosión que hagan "peligrar" archivos públicos
   y notariales.

De las dos hipótesis
mencionadas se establece que para la configuración de este
delito, se deben cumplir dos requisitos legales, 1) que el
daño haya sido contra un archivo publico, es decir, que
sea contra un archivo de alguna dependencia gubernamental que
pertenezca a cualquiera de los poderes de la unión, sea
ejecutivo, legislativo o judicial y 2) que la conducta realizada
por el individuo haya sido contra un archivo que contenga
documentos o expedientes de índole notarial, como puede
ser el Archivo General de Notarias.

En cualquiera de los dos casos se puede tipificar el
delito de daño a propiedad ajena, en contra de archivos
públicos o notariales.

Se debe entender por daño como al "detrimento,
perjuicio o menoscabo que se recibe por culpa de otro en la
hacienda o la persona" . En Derecho civil, la
palabra "daño" representa al detrimento, perjuicio
menoscabo que por acción de otro se recibe en la persona o
en los bienes.

Rafael Piña Varo, en su Diccionario de
Derecho, define el daño como la perdida o menoscabo
sufrido en el patrimonio por la falta de cumplimiento de una
obligación.

Con base en estas tres definiciones, el concepto de
daño deberá entenderse como la perdida material
sufrida por culpa de otro. El daño puede provenir de
dolo, de
culpa o de caso
fortuito o fuerza
mayor, según el grado de
malicia, negligencia o casualidad entre el autor y el efecto. En
principio, el daño doloso obliga al resarcimiento y
acarrea una sanción penal; el culposo suele llevar consigo
tan solo indemnización, y el fortuito exime en la
generalidad de los casos.

Luego entonces, el delito de daño a propiedad
ajena en archivos públicos y notariales se configura en el
momento en que la provocación del incendio, la
inundación o la explosión causen la pérdida
material de una parte o de todo un acervo documental.

Por otra parte, el concepto de peligro debe entenderse
"como el daño potencial que puede surgir por un proceso
presente o evento futuro". Es decir, es la posibilidad de corra
riesgo la
integridad física de un
objeto.

Cuando la conducta del individuo solo ponga en peligro
potencial el estado
físico de los archivos públicos o notariales, es
decir, solo los pondría en riesgo pero jamás les
provocaría un daño material, estaríamos ante
la segunda hipótesis normativa mencionada en
párrafos anteriores.

A mayor abundamiento, la configuración del delito
de daño a propiedad ajena con respecto a archivos
públicos y notariales en esta segunda hipótesis
normativa, se puede dar en el momento en que el sujeto activo del
delito produzca un incendio, una inundación o una
explosión que ponga en peligro la integridad física
de algún archivo público o notarial.

Un caso típico, y que sirve de ejemplo, es cuando
las personas fuman al interior de los archivos, si bien es
cierto, que al hacerlo no causan ningún daño
material al acervo documental, también lo es que, el hecho
de tener un cigarro prendido es un peligro potencial de que se
pueda provocar un incendio de dimensiones importantes.

El daño a propiedad ajena contra archivos
públicos y notariales se puede tipificar en el momento en
que se produzca un incendio, una inundación o una
explosión que cause una pérdida material a un
archivo público o notarial y otra, en el momento en que
produzca estas tres acciones, pero
solo se ponga en peligro potencial la integridad física
del acervo documental.

Por lo anteriormente comentado, es importante conocer
las disposiciones jurídicas que regulan los archivos
públicos tanto en el ámbito administrativo como en
el penal.

Hay sanciones que van desde la destitución del
puesto hasta la prisión preventiva, por lo tanto, no hay
que echar "en saco roto" las cuestiones ya comentadas, pues no
debemos olvidar que "la ignorancia de la ley no exime del
delito", es decir, por el hecho de no conocer o ignorar la ley no
se te pueda juzgar o culpar por alguno, por lo tanto debemos
tomarle la importancia debida a este tipo de
situaciones.

CONCLUSIONES

Las normas
jurídicas de carácter administrativo y penal que
regulan el uso de la documentación e información
generada en las instituciones
públicas, están consideradas en algunas
disposiciones jurídicas contenidas en el Código
Penal Federal y en la Ley Federal de Responsabilidades
Administrativas de los Servidores Públicos, que hasta el
año 2002 pocos servidores públicos conocían
de su existencia. Sin embargo, con la promulgación de la
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Publica Gubernamental, promulgada el 11 de junio de 2002 y con
vigencia a partir del 12 de junio de 2003, las sanciones se
hicieron más evidentes y se "socializaron" a los
servidores públicos que laboran en las dependencias
gubernamentales.

Es importante destacar que la LFTAIPG establece
disposiciones jurídicas que ninguna ley había
especificado, si se considera, que la LFRASP establece tanto las
obligaciones como las sanciones administrativas en el manejo de
la documentación e información y el Código
Penal Federal los delitos y las penas en ese mismo rubro, pero
ninguna indicaba cuales eran los requisitos legales (causales)
para determinar la existencia de la responsabilidad
administrativa en los servidores públicos
específicamente en el uso de la información, lo
cual establece en su articulo 63 la LFTAIPG.

Los delitos en que pueden incurrir los servidores
públicos que hacen uso y administran información
son casi por completo desconocidos, esto hace que exista
actualmente la necesidad urgente de capacitarlos en el tema, pues
son importantes conocerlos para no incurrir dolosa o culposamente
en alguno de ellos.

Es importante hacer notar que el ejercicio indebido del
servicio publico es un delito no grave, sin embargo el robo de
expedientes públicos y el daño a propiedad ajena
son considerados como graves, esto quiere decir, que si un
servidor publico cometiese el primer delito tendría
derecho a salir bajo fianza, pero si comete el segundo o tercero
no podría alcanzar este beneficio, lo que implica que el
proceso lo llevaría estando en prisión.

Hago un llamado a la Cámara de Diputados y a la
Cámara de Senadores para exhortarles la necesidad que
tiene el gremio archivístico de contar con una Ley
Nacional de Archivos que permita no solo centralizar en una sola
disposición jurídica las sanciones en materia de
información, sino que permita fortalecer el régimen
jurídico de los archivos de nuestro país y tener
una mayor posibilidad de materializar el derecho de acceso a la
información de los ciudadanos que tuvieron a bien subir a
rango constitucional.

BIBLIOGRAFÍA

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Archivística. Revista del
Archivo Nacional No. 1.-12. San Jose: Archivo Nacional,
1991

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Situación actual y perspectivas de la
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Ley General de Bienes Nacionales (DOF 20 de mayo de
2004)

Constitución Política de los Estados
Unidos Mexicanos (DOF 5 de febrero de 1917)

Lic. Eric Aquino Hernández

-Técnico en Sistemas para el
Manejo de la Información Documental (SIMID) por el Colegio
de Ciencias y
Humanidades Plantel Sur.

-Licenciatura en Archivonomía por la Escuela Nacional
de Biblioteconomía y Archivonomía.

-Docente de la Licenciatura en Archivonomía en la
Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía

-Perito en Documentos Cuestionados por el Centro de
Estudios Superiores en Ciencias
Jurídicas y Criminologicas.

-Diplomado en Tutoría Académica en por la
Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de
Educación
Superior